Brauchbare Illegalität: Warum KI zur strategischen Führungsfrage wird

Ein Roboter im Business-Anzug zieht bunte Kabel durch ein Loch in einer grauen Mauer, was symbolisch für Schatten-IT und pragmatische Problemlösung in Unternehmen steht.

Was hier sichtbar wird, ist kein neues Phänomen. Bereits 1974 verwendete der Organisationssoziologe Niklas Luhmann den Begriff „Brauchbare Illegalität“ wie folgt: „Illegal wollen wir ein Verhalten nennen, das formale Erwartungen verletzt. Ein solches Handeln kann gleichwohl brauchbar sein “. Denkbare Beispiele hierfür wären: 

• Umgehen von starren Reisekosten-Richtlinien, um Neukunden erfolgreich zu akquirieren 

• Missachten von langwierigen Beschaffungsprozessen, um Kunden pragmatisch zu helfen 

• Verwenden nicht genehmigter IT-Tools, um Kunden bestmögliche Lösungen anzubieten 

• Ignorieren von Berichtspflichten, um Kunden-Projekte ausreichend zu beschleunigen 

Was lange als pragmatische Ausnahme galt, wird jetzt durch KI jedoch systematisch – und damit zur Führungs- und Governance-Frage. 

Wenn Regeln nicht mehr mit der Realität mithalten 

Regeln, Prozesse und Checklisten erfüllen eine wichtige Funktion. Sie konservieren Wissen, reduzieren Komplexität und ermöglichen effiziente Exekution – insbesondere bei komplizierten, bekannten Problemen. Sie sorgen dafür, dass das Rad nicht ständig neu erfunden werden muss. 

Doch komplexe, neuartige Probleme folgen einer anderen Logik. Hierfür existiert kein fertiges Wissen. Lösungen entstehen durch situatives Entscheiden, basierend auf Erfahrung, Intuition und Talent. Starre Vorgaben werden dann nicht zur Hilfe, sondern zum Engpass. 

In vielen Organisationen entsteht genau hier ein funktionaler Widerspruch: Mitarbeitende brechen Regeln nicht aus Nachlässigkeit, sondern um Kundenprobleme zu lösen, Projekte zu retten oder operative Stillstände zu vermeiden Für das Management ist das kein Fehlverhalten, sondern ein strukturelles Signal: Governance und operative Realität sind nicht mehr synchron.  

KI als Eskalationstreiber organisationaler Spannungen 

Genau dieses Muster verschärft sich aktuell durch den Einsatz von KI. Sie verkürzt Lösungswege dramatisch – kollidiert jedoch gleichzeitig mit bestehenden Governance-, Datenschutz- und Entscheidungsstrukturen. Dadurch wird „Brauchbare Illegalität“ nicht zur Ausnahme, sondern zum systematischen Arbeitsmodus. KI wirkt dabei als Beschleuniger, der bestehende organisationale Dysbalancen strategisch relevant macht. 

In unserer branchenübergreifenden Befragung von C-Level- und Führungskräften gaben über die Hälfte an oder vermuteten, dass ihre Mitarbeitenden private KI-Anwendungen für geschäftliche Zwecke nutzen – weil offizielle Lösungen zu langsam eingeführt werden oder fehlen. 

Das ifo Institut bestätigt diesen Befund: Nur bei rund einem Drittel der Befragten wurde KI offiziell vom Arbeitgeber eingeführt. In der Mehrheit der Fälle greifen Mitarbeitende eigeninitiativ und informell auf KI-Tools zurück. Nicht, weil es Teil einer klaren Strategie ist – sondern weil es ihnen konkret bei ihrer Arbeit hilft. 

Ein Führungsproblem – kein IT-Problem 

Dieses Muster ist seit längerem als „Schatten-IT“ bekannt. Im Kontext von KI gewinnt es jedoch eine neue Qualität. Mitarbeitende nutzen nicht freigegebene KI-Tools meist nicht aus bewusster Regelverletzung, sondern um handlungsfähig zu bleiben – häufig ohne Wissen von Führung oder Management. So entsteht eine faktische Parallelorganisation, in der Wertschöpfung außerhalb formaler Steuerung stattfindet. 

Für Vorstand und Geschäftsleitung ist das kritisch: Daten, Wissen und Entscheidungen verlagern sich in nicht kontrollierte Umgebungen. Risiken bleiben unsichtbar, Verantwortlichkeiten unklar, Governance faktisch ausgehebelt. Schatten-IT ist damit kein technisches Randthema, sondern ein strukturelles Führungsproblem: Die Organisation ist schneller als ihre Steuerungs- und Entscheidungsmechanismen. 

Die Folge sind blinde Zonen in zentralen Wertschöpfungsprozessen – mit direkten Implikationen für Haftung, IP-Schutz und regulatorische Verantwortung. Die Risiken sind erheblich: 

• Datenschutzverletzungen 

• Abfluss von Intellectual Property (IP) 

• Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen 

• Haftungs- und Reputationsrisiken 

Für Führung bedeutet das nicht mehr Kontrolle, sondern bewusste Gestaltung der Grauzone als Managementaufgabe. Die entscheidende Frage für Führung ist daher nicht, ob Mitarbeitende KI nutzen – sondern unter welchen strukturellen Bedingungen sie es tun. Wer diese Grauzonen nicht gestaltet, überlässt zentrale Wertschöpfung und Risiken der informellen Organisation. 

Engpass ist die Organisation, nicht die Technologie 

In unserer Arbeit mit Führungsteams sehen wir immer wieder: Der eigentliche Engpass ist nicht die Technologie. Der Engpass ist die Organisation. KI wirkt wie ein Verstärker bestehender struktureller Dysbalancen – zwischen formaler Governance und operativer Realität. Wer KI erfolgreich skalieren will, muss diese Spannungsfelder bewusst gestalten, statt sie durch zusätzliche Regeln weiter zu verschärfen. 

Genau hier setzt unser ganzheitliches AI Transformation Consulting an. Beim Zusammenspiel von Organisation, Technologie und Mensch. Mit dem Ziel, „Brauchbare Illegalität“ nicht zu tabuisieren, sondern in steuerbare, verantwortbare und skalierbare Formen der Wertschöpfung zu überführen.

Damit wird das Thema AI-Transformation zur Managementaufgabe – nicht zu einem reinen IT-Projekt. Erfolgreiche KI-Nutzung entscheidet sich weniger an Modellen und Plattformen, sondern an der Frage, wie Organisationen mit Ambiguität, Geschwindigkeit und Verantwortung umgehen. 

KI als Reifegradtest für moderne Organisationen 

Für Vorstände und Geschäftsleitungen wird damit eine neue Steuerungsfrage zentral: Wie gestalten wir Governance so, dass sie Innovation ermöglicht, ohne Kontrolle, Haftung und IP-Schutz zu verlieren? Diese Balance wird zunehmend zum Reifegradmerkmal moderner Organisationen. 

Wer also KI nachhaltig skalieren will, muss diese Spannungsfelder explizit adressieren. Nicht durch mehr Regeln – sondern durch klar definierte Entscheidungsräume, Prinzipien und Verantwortlichkeiten. Schließlich entscheidet der Umgang mit der für Unternehmen so wichtigen Grauzone darüber, ob KI zum Produktivitätshebel wird – oder zur unkontrollierten Schatten-IT. 

Key Takeaways 

• Governance ohne operative Anschlussfähigkeit erzeugt systematisch Schatten-IT. 

• „Brauchbare Illegalität“ ist ein strukturelles Signal – kein individuelles Fehlverhalten. 

• KI verstärkt bestehende organisationale Spannungen und macht sie strategisch relevant. 

• Schatten-IT im KI-Kontext ist primär ein Governance-, Haftungs- und IP-Thema auf Vorstandsebene. 

• Erfolgreiche AI Transformation ist Organisations- und Führungsarbeit – nicht nur Tool-Einführung. 

• Reife Organisationen gestalten bewusst Entscheidungsräume, statt sie informell entstehen zu lassen.